En undersøgelse udført af Rockwool Fonden konkluderede, at folk i gennemsnit tror, at de arbejder 39 timer men i realiteten kun 33 timer. Hvorfor det er sådan, er der ikke svar på. Er det reelt, at der bare smutter 6 timer af det, som man føler er arbejde. Måske er forklaringen, at pseudoarbejde stjæler tiden.
I bogen ”Pseudoarbejde” diskuterer antropolog Dennis Nørmark og filosof Anders Fogh Jensen ikke kun de 6 timer, men at pseudoarbejde stjæler tiden, ofte endnu mere af tiden.
Hvad er pseudoarbejde
De definerer pseudoarbejde som arbejde, der er meningsløst, noget der ikke har betydning, selvom det opleves sådan af den, der udfører det. De giver nogle eksempler på dette tidsspilde:
- Driveri.
- Ligegyldige opgaver, værdiløs rapportering, registrering og kontrol.
- Arbejde der ikke giver værdi i sig selv som at læse e-mails og skrive rapporter, der kun skal læses af kolleger.
- Arbejde, der opleves vigtigt, men som ikke bruges til noget.
- Bureaukrati pga. unødvendige regler og unødvendig administration.
- Værdiløse møder, der består af at bekræfte det vi godt ved eller af at rapportere unødig viden.
- At høre på dem, der har behov for at snakke for at profilere sig selv og bevise, at de er vigtige.
Forfatterne nævner, at der er hele brancher, der beklager sig over pseudoarbejde stjæler tiden. Lærere har ikke tid til at undervise, læger har ikke tid til at være læge og sosu-assistenter har ikke tid til at passe de ældre.
Meningsløshed
Forfatterne skriver også, at kedsommeligt arbejde og meningsløshed i arbejdet kan være årsag til stress.
Er grunden til, at pseudoarbejde stjæler tiden reelt meningsløshed i arbejdet. Reaktion på meningsløshed har filosoffen Morten Albæk også beskrevet.
Kan pseudoarbejde skjules
Mon advokater og revisorer altid registrerer og fakturerer den reelle arbejdstid eller medregnes pseudoarbejdet? Jeg kender softwarefirmaer, hvor også den tid, hvor de bare tænker på kunden, tidsregistreres og faktureres. Og medgået tid og faktureret tid er ikke altid det samme. Så der er flere måder at skjule, at pseudoarbejde stjæler tiden.
Lean
For nogle år siden var LEAN et buzzword. Man er holdt op med at tale om og holde kurser i LEAN, men det lever videre. Grundholdningen at tilrette forretningsgange, så de er mest muligt effektive, kan ingen være uenig i. Men når vi ser pointerne i bogen Pseudoarbejde, kan man være nok så LEAN i nogle timer, men ikke i hele arbejdsdagen.
Private gøremål og pauser
Brugen af Pricerunner og netbutikker viser, at deres belastning er højest indenfor normal arbejdstid. Er brugerne pensionister, arbejdsløse og studerende, eller er brugerne reelt folk, der er på arbejde.
Min far var arbejdsleder på byggepladser tilbage i 70´erne, og når han kørte til næste byggeplads, gik håndværkerne på den plads han kørte væk fra, ofte ind i skurvognen med en øl. I dag er pseudoarbejde mere avanceret. Bogen kan anbefales, den giver stof til eftertanke om, hvordan der spildes tid i dine omgivelser.
Os med mange arbejdstimer
At lave lidt private ting som f.eks. at bestille en rejse i arbejdstiden, er for så vidt ok, hvis man er i jobløn lignende ansættelse og modsat arbejder af og til i fritiden. Min erfaring er, at mange i jobløn, om det er ledere, konsulenter eller udviklere, arbejder væsentlig over normeret arbejdstid.
Administration
I bogen Pseudoarbejde argumenterer forfatterne også med, at administrationslaget vokser omvendt proportional med arbejdsstyrken under det. Jeg har selv set økonomiafdelinger vokse med 100 %, kun fordi kontrolsystemer blev tungere. Jeg har set HR afdelinger vokse 100 % uden at virksomheden blev større imens. En virksomhed kan holde sig selv i arbejde.
Forfatterne lægger sig ud med ledelseslaget, idet de med begrebet chefernes klub argumenterer for, at det administrative cheflag ofte legitimerer deres funktion og tilstedeværelse, at de er gode til at retfærdiggøre hinandens indsats, da det modsatte ikke vil virke forfremmende.
For meget at læse
Mange af os har nok oplevet, at den tid, der bruges på at udarbejde et dokument, ikke altid står mål med den betydning det får. Dokumenter der læses og rettes af flere personer. Men målgruppen skimmer det kun, hvis de når så langt. Man skriver mere end folk læser. Bestyrelser får for eksempel tykke rapporter, som de aldrig får læst.
Jeg har ofte selv holdt møder, hvor deltagerne ikke havde læst det udsendte før mødet. Som mødeleder er det træls, for man får ikke en ordentlig drøftelse. Nogle mødeledere giver læsetid på mødet, men det er jeg modstander af, for det demotiverer alle parter.
Senest var jeg til en høring om kommuneplan i en jysk kommune, hvor udvalgsformænd klart aldrig havde fået læst de 40 sider. De talte om deres egen holdning, men kendte knapt hovedprincipperne og slet ikke detaljerne i planen, som jo primært var skrevet sammen af forvaltningen. Og de mødte endda frem netop for at drøfte indholdet med borgerne.
Kvartalsrapporter og BSC
Jeg har oplevet, at afdelinger skulle skrive kvartalsrapporter, som så blev skrevet sammen for hele virksomheden. År for år kom nye retningslinjer om, hvordan de skulle skrives. En god ledelse satte det i gang, en god ledelse forædlede produktet og en god og modig ledelse afskaffede kvartalsrapporterne, for ingen læste dem, og de tog lang tid at lave. Sådan gik det også med BSC (balance score card). Det var regneark med kvartalsmål og angivelse af, hvor tæt på mål man var. Regnearkene blev præsenteret for alle i virksomheden. Der kom ofte nye retningslinjer om, hvordan de kunne laves bedre. Og til sidste droppede man dem, for de blev brugt til unødvendig rapportering, altså pseudoarbejde.
En markant del af den danske arbejdsstyrke spilder hver dag tid på arbejdet på grund af forstyrrelser, skrev Magisterbladet efter en Gallup undersøgelse for DM privat. Videnpunkt skriver, at der er meget spildtid, som vi på ingen måde har hverken tid eller råd til at udføre i danske virksomheder, og nævner møder som det værste.
Timothy Ferriss 4 timers arbejdsuge
Hvis dagen har for få timer, og arbejdet sluger al din tid, hjælper det ikke at arbejde hårdere. Du skal prioritere og systematisere dit arbejde for at frigøre tid til andre ting, siger Timothy Ferriss i sin bog “4-timers arbejdsuge“, The 4-Hour Workweek.
Uddeleger, hold pause og drop det, der ikke kan betale sig, skriver han. Når du bliver forstyrret, så gå direkte til “Hvad kan jeg hjælpe dig, jeg har kun har få minutter”. Andre af hans points er:
- Reducer arbejdstiden for at begrænse opgaverne.
- Begræns opgaverne til det vigtige for at reducere arbejdstiden.
- Vær konkret i dine mails.
- Lad være med at tjekke din mail hele tiden.
- De færreste ting haster virkelig selvom du får det modsatte at vide.
- Reducer mødeantal.
- Trækker et møde ud, find et påskud for at gå.
Som mødeleder er det vigtigt at få startet og stoppet møderne til tiden, og at der i indkaldelsen og i dagsordenen står, hvad der skal drøftes og hvem der lægger op til det. Der skal også stå, hvad formålet med de enkelte punkter er, – er det en drøftelse, en orientering eller er målet at tage en beslutning. Jeg har selv forsøgt det praktiseret i både erhverv og foreninger med godt resultat, og set deltagerne tage ved lære af det.
Tilbage til arbejdet
I bogen “Tilbage til arbejdet” kommer Dennis Nørmark også ind på, hvordan man kan eliminere det overflødige arbejde. Bogen giver eksempler på, hvordan man som medarbejder og leder kan undgå, at tomme opgaver stjæler vores tid. Det handler om at spotte og eliminere det overflødige arbejde. Det handler om at hindre forretningsgange og organisationer bliver for komplicerede. Og det handler om god ledelse.
Man kan overveje, om øget digitalisering vil fjerne pseudoarbejdet. På den ene side mener Nørmark, at det kan, for de unødvendige opgaver vil ikke implementeres i en ny løsning. Simpelthen fordi der ikke er noget reelt behov eller efterspørgsel efter det, så de overlever ikke behovsbeskrivelsen. På den anden side ser Nørmark, at digitaliseringsprojekter ofte ender med at skabe flere opgaver relateret til drift og evaluering. Så er vi jo lige vidt.
Det har været en mantra for IT-folk i mange år, at data kun skal fødes et sted, dvs. ikke skal registreres/indtastes flere gange. Det vil også være godt at tage nej-hatten på en gang imellem, når man sidder med kravspecifikationen, – og spørge “er det nu nødvendigt” og “har vi nu reelt brug for det” eller “bliver de data anvendt til noget“.
Nogle går nye veje
Netflix blev berømt, da de afskaffede det meste af administrationen, HR, styregrupper og controllere, som blot holdt folk beskæftigede. Man kunne få de fridage man ville have, for det var billigere end et at holde regnskab med tidsregistrering. Man forventede, at medarbejderne var dygtige nok til selv og kunne performe uden performancemålinger. Frihed, tillid og respekt frem for administration, kontrol og retningslinjer. Hvis man holder på de rigtige folk, skal de nok gøre det rigtige, sagde direktøren. Læs et andet indlæg om motivation.
Parkinson
Parkinson har også et bud på tidsforbruget, uden at kalde det tidsspilde. Cyril Parkinson skrev i 1955 en artikel, hvorfra stammer ”arbejde udvider sig indtil det udfylder den tid der er afsat til det”, kendt som Parkinsons lov. Den er eftervist i flere studier, at der er noget om snakken, og det er ganske vist, jeg har selv set det.
Læs også indlægget om arbejdstidens udvikling.
Vil du abonnere på nye indlæg på denne blog?
Så besøg LinkedIn udgaven og tryk FØLG eller
besøg Facebook udgaven og tryk SYNES OM.