corona og IT er i fokus hos Sundhedsstyrelsen. IT anvendelsen bliver aldrig det samme igen

IT løsninger skal stå sin prøve under corona krisen, og en ting er sikker, IT anvendelsen bliver aldrig det samme igen. Det handler både om nye muligheder, nye måder at arbejde på og potentielle store problemer.

Der er ikke tvivl om at Covid-19 virus er alvorligt og bekymrende, og lige så bekymrende, at der er potentielt fatale kapacitetsproblemer i sygehusvæsenet. Og aktiemarkedet, økonomien, produktionen, flere brancher og beskæftigelsen er alvorligt ramt.  

Selvom det er en lille ting i den sammenhæng, er det interessant at se, hvordan IT er i fokus. Det handler meget om IT-løsninger, der har eksisteret i mange år, men som nu er mega aktuelle, selvom der er på et kedeligt grundlag.  Og vi ændrer vaner lige nu, IT anvendelsen bliver aldrig det samme igen.

Lad mig give nogle eksempler, hvor IT-anvendelsen aldrig bliver det samme igen.

1 IT-beredskabsplaner

I de fleste IT-afdelinger ligger fine risikoanalyser med beredskabsplaner, som tager højde for mange risici. Men tager de højde for, at (ikke hvis) et helt it-team eller en hel it-afdeling affolkes pga. karantæne? Eller bare nøglepersonen og hans backup samtidigt. Har man styr på drift og processer i de situationer, så forretningskritiske funktioner kan opretholdes uanset bemanding?  Det er nu og ikke i morgen, det skal tjekkes.

Driftkritisk udstyr kan gå i stykker på et uheldigt tidspunkt. Og det er det, hvis leverandøren har lukket eller transportsektoren er lammet. Man må tjekke op på, hvor sårbar man er.

2 Hjemmearbejde og kapacitet

I disse dage finder mange ud af, at de skal arbejde hjemme. Så mange at det ikke tåler sammenligning med tidligere.  Indtil nu var det nice-to-have, nu er det need-to-have.  Er løsningen skalerbar, har IT styr på facilitering i den nye målestok. Flere it-leverandører beretter om drastiske licensudvidelser af VPN, og også kapacitet i servere og firewall og switche kan gå hen og være en udfordring. Fra den ene dag til den anden, var skalerbarhed pludselig i fokus.

Den 2. marts lød det for eksempel, at systemerne hos Statens It er udsat for et stort pres, da tusindvis af hjemsendte medarbejdere forsøger at logge på via VPN-forbindelserne og flere nægtes adgang. Statens It har allerede nedsat en taskforce for at løse udfordringerne.

Mens hjemmearbejde eksploderede i omfang er det næppe tvivl om, at det varer ved. Andelen af hjemmearbejde vil efter Corona være meget højere end før. De store var hurtigt ude med udtalelser om, at medarbejderne ikke behøver at vende tilbage (Twitter) eller fast hjemmearbejde er fremover en del af vores strategi (Facebook).

3 Effektiv hjemmearbejde eller stress

Der er mange meninger om hvorvidt hjemmearbejde er effektivt og om det giver stress. Mine erfaringer som leder i mange år er to-delte. Jeg har oplevet medarbejdere, der har vist at de dygtigt og effektivt mestrer hjemmearbejde, men også medarbejdere, hvor jeg omvendt ikke har følt mig overbevist om deres effektivitet i hjemmearbejdet.  Andre gøremål eller overspringningshandlinger  kan spille ind. Mere om hjemmearbejde i Wired.

En timeboxing eller fast skema kan være et værktøj, og har man mulighed for det, så indret en bestemt plads, der signalerer “nu er jeg på arbejde”. Jeg kender også nogle, der skifter til kontor arbejdstøjet, der minder en selv om, at nu er man på arbejde.

Det er ekstra svært at lave hjemmearbejde, når børnene samtidigt er sendt hjem fra skole eller pasning. Så kan det være nødvendigt at aftale særlige forhold med sin arbejdsgiver.

At fordele de 7,5 arbejdstimer ud over 3/4 døgn vil nogle føle som fleksibilitet og frihed, mens andre vil føle det som voldsomt stressende at være på arbejde hele tiden. Det vigtigste er at finde en model, der fungerer for en selv. Jyske Vestkysten har opstillet 10 tips om, hvordan man arbejder hjemmefra bedst muligt. Jyllands Posten har også hjulpet med hjemmearbejde i form af 5 gode råd.

4 Virtuelle møder

Når man ikke må mødes, kommer virtuelle møder op af værktøjskassen. Før var det for at spare tid og rejse, – nu er det et must. De fleste virksomheder af en god størrelse har erfaring med produkterne videokonference (f.eks. Cisco og Polycom) eller videomøder (f.eks. Skype og Zoom). Men ikke alle har erfaring eller faciliteter klar til det i stor målestok. Virtuelle møder får et kæmpe løft i disse dage, som vil påvirke vane og udbredelse langt ud i fremtiden. Verden bliver aldrig den samme igen.

Der er mange systemer til videomøder, og nogle af dem findes både i gratis og betalingsudgave. Listen herunder er de mest brugte:

  • FaceTime – kræver begge har Apple produkt – op til 32
  • Skype – på PC, iOS eller iPhone – op til 50
  • Zoom – fungerer også med mange på – kritiseret sikkerhed
  • Teams fra Microsoft er et prof værktøj
  • Google Hangouts – messenger baseret – Duo er bedre
  • Google Duo – video call både på Android og iOS
  • Messenger fra Facebook – på PC, iOS eller Android – op til 6
  • Messenger Rooms fra Facebook – Facebooks nyeste

Danmarks største netværks-virksomhed EGN, som lever af at facilitere fysiske møder, gik straks 11. marts i gang med at forberede virtuelle alternativer til de fysiske netværksmøder. ”Det bliver ikke det samme, men virtuelle møder kan sagtens være værdiskabende for netværket”, skrev de. Læs også Mannez tips om virtuelle møder.

Som en aktivitet, der styrker det sociale fællesskab i en svær tid, kan man kombinere virtuelle møder og hjemmearbejdet. Man kan nemlig ikke kun arrangere team- og afdelingsmøder virtuelt. Man kan med fordel arrangere fælles kaffepauser eller fælles fredagsøl via virtuelt møde.

Systematic er gået så langt under corona krisen, at de har udnævnt et antal CCEO’er – Corona Chief Entertainment Officers, som skal agere som global personaleforening, mens firmaet består af hjemmearbejdspladser.

Det er dog et kommunikationslag man mister. Ved fysiske møde kan man aflæse de andres kropssprog, mærke øjne og mimik, og se om de er engagerede. Der er noget social psykologi der går tabt, når man ikke er i samme fysiske rum.

Og så er der adfærden, for såvel ved fysisk som ved video møde kan nogle deltagere være dominerende og andre for passive. Ved videomøde med mange deltagere er det svært at få ordet på det rigtige tidpunkt, selvom der er ordstyrer og bed-om-ordet funktion i værktøjet. Er man over 8 – 10 deltagere, kræves både en mødeleder (indhold, oplæg, konklusioners) og en teknisk leder (tjekke om folk muter sin mikrofon, styre talerække etc).

5 Webinarer

Webinarer træder til, når konferencer og stormøder ikke kan afholdes.  Er man ikke klædt på til det, er vejen ikke belagt med brosten, for der er flere software løsninger tilgængelige. Det er nok mere erfaring og viden, man mangler. Der er hjælp fra firmaer, der har set muligheden og lige nu tilbyder gratis videokurser (webinarer) med introduktion til at komme i gang. Der er også hjælp at hente her https://astridhaug.dk/10-tips-til-at-afvikle-et-godt-webinar/.

6 Fjernundervisning

En skoledirektør sagde forleden dag til Lokalavisen Aarhus: “Hvis vi lukker skoler, bliver elever og lærere sendt hjem, og jeg har svært ved at se, hvordan vi på nogen måde kan lave digital fjernundervisning”.  Men ikke desto mindre fortalte landets statsminister Mette Frederiksen på et pressemøde onsdag 11/3/2020, at landets skoler vil holdes lukket fra efterfølgende mandag og 14 dage frem. Så fra det sekund blev  fjernundervisning meget aktuelt. 

Her er udfordringen nok mangesidet, – har lærerne erfaring nok og virker værktøjerne? Og er det pædagogiske på plads og kender elever, lærere, IT-support og forældrene hver deres rolle? De første erfaringer fortæller om yderst kreative lærere, der sætter fornuftig undervisning op.

7 Netbutikker

Når man skal undgå tæt kontakt til andre og med rette er betænkelig ved at stå i kø i butikker, hitter netbutikker naturligvis. Heldigvis er dagligvare og detailhandel allerede på nettet med godt fungerende web-butikker, og leveringsfunktionerne er godt afprøvet.

it-anvendelse giver problemer

At opbygge en ny netbutik er ikke noget man gør overnight. Så dem der ikke er kommet i gang taber nu virkeligt distance til konkurrenter, der allerede har fungerende netbutik.

Både kapacitet på selve webløsningen og logistikken bagved netbutikken kommer til at stå sin prøve, i takt med at indkøb flytter fra butik til netbutik. Man ser væsentlige ventetider allerede nu.

it-anvendelse giver problemer, Netbutikker med ventetid
Skærmklip fra nemlig.com

Læs et blog indlæg, hvor jeg gennemgår hele situationen med nethandel i corona perioden: vindere og tabere.

8 Officiel kommunikation via nye medier

Undervejs i de første dages meget professionelle information fra myndighederne, gik det op for myndighederne, at man ikke via radio og flow-TV når alle de unge.  Meget genialt fik – vist nok Politiet – sat i værk, at statsminister Mette Frederiksen tog nye medier i brug for at dele information om coronavirus. På en af de mest sete danske YouTube kanaler med 380.000 abonnenter talte statsministeren til de unge. Se videoen om corona.

9 Virtual Reality (VR)

Der er mange teknologier, der banker på derude, f.eks. har snakken om VR-møder stået på længe og har været demonstreret ved enhver IT-messe i mange år. Teknikken er her, og priserne er ikke vildt høje, så måske er manglende mulighed for at køre ud på support eller til salgsmøder det, der får VR-møder til at blomstre.

10 Innovation

Nye behov skaber hurtigt nye muligheder, og masser af innovative virksomheder finder nye løsninger. Med øget fokus på rengøring samtidig med, at man ikke vil i berøring med virus, leder i retning af rengøringsrobotter og desinfektions-robotter. Det vil vi snart se i institutioner, lufthavne og hospitaler. Man skal tage test i millionvis, og beskytte dem, der arbejder med det, så der bliver plads til robotstyret udstyr, der undersøger alle disse prøver. Det er bare to eksempler. Der vil blive tænkt i kontaktløs og berøringsfri håndtering af processer i alle brancher.

11 Digitalisering får et løft

Ved siden af alle de nævnte eksempler, vil en del virksomheder sætte fart på digitaliseringen for at imødekomme ovennævnte udfordringer. Det gælder bl.a. hospitalsvæsenet (understøtte de mange omlægninger med support og tilretninger) og Salg og Service brancher (processer der muliggør hjemmearbejde samt systemer, der understøtter kundedialog og kundeservice).

Når landet engang kommer i gang igen, vil der komme fokus på at effektivisere og rette ind efter de nye vilkår. Der skal kigges på digitalisering af langsomme eller dyre processer eller processer, der gentages mange gange. Og beredskabsplanerne, og it-sikkerhed i det hele taget, skal have et eftersyn. Automation og integration mellem systemer er også oplagt.

Microsofts CEO Satya Nadella har beskrevet effekten af Corona krisen som 2 års digitalisering på 2 måneder.

IT sikkerhed i hjemmet

Alle de nye tiltag betyder, at rekordmange danskere nu logger på virksomheders og offentlige institutioners netværk fra hjemligt udstyr og forbindelser. Begge dele er ofte dårligere sikret end arbejdspladsens. Og det står hackere parat til at udnytte. Det kan genere både hjemmearbejdspladsen og de virksomheder og institutioner, de kobler op til.

Forsvarsministeren iværksætter i disse dage et særligt beredskab, der skal hjælpe på den farlige cocktail, som Berlingske refererer her.

Center for Cybersikkerhed har med udgangspunkt i corona situationen udgivet en ny trusselsvurdering om brugen af hjemmearbejdspladser, som også indeholder nogle gode råd.

Spam og hackere

De store systemer er også i fare for besøg af hackere, – med skolernes og statens systemer nok mest i front. Alene den kendsgerning, at der er meget mere trafik lokker hackere til. Og et af hullerne vil være falske e-mails om corona, for hackerne spotter straks mulighed for at misbruge en samlet stor interesse for et emne. Så vi kan alle ikke være forsigtige nok med hvilke links man klikker på, – kig altid først på afsender mailadressen og vurder om det ser seriøst ud, – og hold PC opdateret.

Holder infrastrukturen?

Både private og offentligt ansatte skal i betydeligt omfang arbejde hjemmefra i en periode. Det vil uden tvivl betyde voksende mængder trafik i telenettene, som følger med øget hjemmearbejde, webinarer og videomøder. Og derudover at mange er hjemme og har tid og stort behov for nyhedssøgning via nettet.

Ifølge Jakob Willer, direktør i Teleindustrien, har vi som udgangspunkt ”en solid og god digital infrastruktur i Danmark, som er bygget til også at kunne håndtere den ekstraordinære mængde datatrafik, som forventes at følge af den nuværende situation. Teleselskaberne vurderer, at både bredbåndsnet og mobilnet har kapacitet til at håndtere den tiltagende datatrafik, som måtte komme”.

TDC har fokus på it-anvendelse under corona

Teleselskaberne er meget opmærksomme på, at telenettene er en samfundskritisk infrastruktur, og selskaberne har beredskabsplaner klar for at sikre, at teleforsyningen kan opretholdes. Men også de er sårbare overfor mere end normalt sygdom eller karantæne i medarbejderskaren. Jacob Willer skrev ”hvis de nødvendige tiltag til at begrænse spredningen af Covid-19virus medfører en mindsket kapacitet til at håndtere fejlretning, kundeopkald eller lignende, kan der blive behov for at prioritere mellem opgaver. Opgaver af samfundskritisk karakter vil have forrang. Og fortsatte “det betyder blandt andet, at opkald prioriteres over dataforbrug, så vi sikrer, at danskerne kan komme i kontakt med hinanden. Opkald til nødberedskab som fx 112 og politiet altid vil blive prioriteret og går forud for alt anden trafik i nettene.”.

TDC har udsendt pressemeddelelse  om opretholdelse af stabil drift

Med hjemmearbejdspladser, hjemmeskole og at mange holder fri og har tid til net, spil og streaming vil dog udfordre den samlede kapacitet. EU kaldte bl.a. Netflix og Facebook til møde 20. marts for at drøfte midlertidig reducering af billedkvalitet på streaming for at reducere det samlede træk på internettet. Efterfølgende har YouTube, Facebook, Netflix og Sony meddelt, at de reducerer dataforbruget ved at reducere billedkvaliteten.

Kapacitet og service nok

Samtidigt med at hjemmearbejdspladserne får brug for support fra It-afdelingerne, er de selv delvis ramt mht. ressourcer. Og det kan være en udfordrende opgave at servicere hjemmearbejdspladserne, når VPN ikke virker, PC´en låser, headset skal tilsluttes Skype eller andet driller.

Også de services, som man benytter til hjemmearbejdet, er nu udsat for større forbrug end hidtil. De kan ikke nødvendigvis scaleres hurtigt nok op. F.eks. meldte samarbejdsprogrammet Teams fra Microsoft allerede om driftsproblemer med flere timers nedbrud rundt om i Europa mandag d 16. marts, på den første rigtige hjemmearbejdsdag.

Et andet eksempel er skolernes it-system, Aula, som gik ned samme aften som regeringens udmelding om lukning af alle skoler. Udmeldingen satte så meget pres på Aula, at systemet gik ned, og leverandøren Netcompany kom på overarbejde. Mange forældre havde nok behov for viden om, hvordan hjemmeundervisning vil komme til at fungere.

IT industrien selv er også ramt

Både den danske og internationale it-industri risikerer at blive hårdt ramt. Administrerende direktør Natasha Friis Saxberg i IT-Branchen siger, at det er en anledning til at tale om en omstilling, som alle virksomheder skal i gang med.

Lige nu, hvor der er mest brug for IT, kan der være produktionsproblemer i hardware sektoren pga. transport og mangel på medarbejdere i produktionen. Og endnu værre er der jo helt lukkede virksomheder i Asien.

Den internationale halvlederindustrien er dybt afhængig af Asien. Halvlederindustriens forsyningskæder er i fare, og det er nødvendigt at lægge nye strategier for opretholdelse af forretningskontinuitet og den globale forsyningskædemodel for at skabe en mere robust fremtid.

Aldrig det samme igen

Der er nok at tage fat på. Både under og efter nedlukning er det næppe it-leverandørerne, der mangler arbejde. Digitale teknologier er afgørende under COVID-krisen for at opdage, spore og behandle virussen samt for at holde samfundet i gang, mens alle sidder hjemme.

Mange af de nye anvendelser af IT er kommet for at blive. Det bliver interessant at se hvor meget, der falder tilbage til gamle normal eller om det er den nye normal. Jeg tror at hjemmearbejde, videomøder og færre og mindre møder bliver den nye normal. Og ledelse og it-afdeling er mere motiveret for både kapacitetsplanlægning og beredskabsplanlægning end før. Jeg håber også at evnen at tage hurtige beslutninger holder ved.

Man fik nemlig taget hurtige beslutninger – af nød – og høstet læring og gode erfaringer. Hjemmearbejde, videomøder og webinarer blev pludselig muligt via hurtig beslutning og hurtig implementering. Det viste sig, at vi er mere agile end vi troede.

IT anvendelsen aldrig bliver det samme igen.

Mine andre indlæg om IT Covid-19

16/3/2020, opdateret.


Indlæg af Ivan Munk på CXO2´s blog om IT på www.CxO2.dk/blog

Følg min side på Linkedin og se når der er nyt på bloggen.

IT anvendelsen bliver aldrig det samme igen
Del gerne til dine kontakter:
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
Advertisements

Tagget på:                                             

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *